Neptun Tanulmányi modul

A Neptun Egységes Tanulmányi Rendszer a felsőoktatási intézmények tanulmányi és pénzügyi adminisztrációját, oktatási, oktatás-szervezési funkcióit és információs rendszerének feladatait látja el. Komplex – az aktuális kihívásoknak megfelelően – dinamikusan fejlődő tanügyi rendszer, a felsőoktatási intézményekben általánosan használható, tetszőlegesen formázható program, mely figyelembe veszi az intézmények egyéni sajátosságait is, a Tanulmányi és Vizsgaszabályzatok alapján létrehozott, egymástól eltérő oktatási struktúrákat is képes kezelni. A Neptun rendszer a kisebb oktatási egységeken túl képes kiszolgálni a sok karral rendelkező, sok tanszékű, integrált, több telephelyű intézmények adminisztrációját is.

A Neptun Egységes Tanulmányi Rendszer meglévő funkcióit az intézményi visszajelzések és igények alapján fejlesztjük tovább. A program jelentős számú új funkcionalitással bővült az évek során annak érdekében, hogy a felsőoktatási intézmények, dolgozóik, az oktatók és a hallgatók minél szélesebb körben kihasználhassák a legkorszerűbb informatikai megoldásokra épülő adminisztráció és oktatás előnyeit.

Letölthető tájékoztatónkban sorra bemutatjuk ezeket a fejlesztéseket, a mélyebb műszaki tartalom ismertetése nélkül. A Neptun Termékportálon ezen kiadvány rövidített leírása található meg.

 

Neptun modulok

A Neptun Egységes Tanulmányi Rendszer a tanulmányokkal kapcsolatos elektronikus ügyintézés céljából jött létre, de az idő előrehaladtával a felsőoktatási intézményi igények, valamint egyéb, külső elvárások növekedésével számos egyéb területet érintő összetevővel, úgynevezett modullal bővült. A program komplex megoldásokat kínál a szűken értelmezett tanulmányi műveleteken túl a felsőoktatási adminisztráció, vagy a hallgató, illetve oktató teendőinek, feladatainak megvalósítására. A tanulmányi részt kiegészítve a teljesség igénye nélkül ma már kollégiumi, pénzügyi, adatszolgáltatási (pl. FIR), diákigazolvány, záróvizsga, létesítménygazdálkodás, humán modul, órarend-, kérvénykezelő, vagy éppenséggel a webes felhasználói felületeken létrejött közösségi (NMS) modulokról beszélhetünk. Egyes modulok, mint az iktatási rendszer (Poszeidon), vagy kérdőív kezelő (Unipoll), a Neptunban integrálva is jelen vannak, de önálló termékké nőtték ki magukat. Kapcsolódó moduljaink olyan, a tanulmányi ügyek lebonyolítását segítő lehetőségek, melyek a felhasználóknak további segítséget nyújtanak, az információ gyorsabb áramlását teszik lehetővé.

 

 

Keretrendszer

A Neptun keretrendszerünkkel a felhasználói igényekre szabva, a legkorszerűbb technológiákat és megoldásokat kínáljuk ügyfeleinknek. Vállaltuk azt a feladatot, hogy innovatívan, mindig a technikai fejlődésnek megfelelően újítsuk programunkat, moduljainkat Néhány fontosabb, a használatot és a személyre szabhatóságot megkönnyítő jellemző:

Dinamikusan szerkeszthető menürendszer és felületek
Egyéni felhasználói profilok
Csoportos műveletek az összes felületen
Nyomtatási, ill. adat exportálási lehetőség bármely felületen (HTML, Excel)
Legtöbb felületen adat importálási lehetőség (Excel, TXT, XML)
Login név tetszőleges megadása
Jelszószabályok és belépési metódusok kezelése
Funkcióparaméterezési lehetőség
Minden felületen komplex és gyorskeresési lehetőség, valamint személyre szabható FDL szűrés
Komplex, szabadon konfigurálható jogosultsági rendszer
Üzenetküldés, üzenetkezelés (E-mail, SMS, belső üzenetek)
A kliens szoftver automatikusan frissül az új verzióra.
 

 

Komplex jogosultságkezelés

A Neptunt sok és sokféle felsőoktatási intézmény használja, ezért a rendszert úgy terveztük meg, hogy a különböző nagysággal és szervezeti felépítéssel bíró intézményekben az adott intézményi struktúrának és működési szabályzatnak megfelelően lehessen beállítani a jogosultsági rendszert. A Neptun jogosultsági rendszere szerepkör alapú. Minden intézmény tetszőleges számú és funkcionalitású szerepkört definiálhat. A szerepköröknél külön-külön lehetőség van beállítani, hogy az ahhoz tartozó felhasználók mely adatokat látják, melyeket tudják módosítani, illetve milyen új adatot vehetnek fel. Az egyes felhasználókhoz tetszőleges számú szerepkör tartozhat. A jogosultságot a szerepkör, valamint a szervezeti egység összerendelés határozza meg, mely igény esetén további szintekre szűkíthető. A jogosultsági rendszer segítségével beállítható például:

Egy tanszéki adminisztrátor csak a saját tanszékének tárgyait módosíthatja, de láthatja az intézmény összes tárgyát és mintatantervét.
Egy tanulmányi előadó láthatja és módosíthatja a hozzá tartozó képzésekre járó hallgatók összes adatát, míg a többi képzésre járó hallgató adataihoz csak korlátozottan vagy egyáltalán nem férhet hozzá.
Az intézmény vezetői láthatják az intézmény összes adatát, de nem módosíthatják azokat.
A testre szabható jogosultságkezelés előnyei:

A különböző szerepkörök és az ahhoz kapcsolódó jogosultságok bármilyen intézményi struktúrának megfeleltethetőek.
Minden szereplő csak azokat az adatokat látja, amelyek valóban szükségesek a munkájához, ami egyszerűsíti a munkát és csökkenti a hibák lehetőségét, valamint kizárja az információkkal való visszaélést.
A jogosultsági rendszer tökéletesen összhangban van a lekérdezésekkel így mindenki csak az általa – legalább olvasásra – elérhető adatokra tud lekérdezést készíteni.
 

Összetett szűrések, lekérdezések (FDL) minden felületen

A Neptun meglehetősen sok adatot kezel, ezért a különböző munkafolyamatok egyszerűsítése és gyorsítása céljából a rendszer lehetőséget biztosít a felhasználók számára, hogy a program bármely felületén a listázott adatok közül csak azokat jelenítse meg, amelyekre éppen szükségük van. Az ilyen szűrések, illetve lekérdezések egyénileg összeállíthatóak, és mind az eredményük, mind a lekérdezés módja elmenthető a rendszerben, hogy ezzel is egyszerűbbé váljon a felhasználók munkája. Az elmentett szűrések, lekérdezések a későbbiekben szerkeszthetőek, exportálhatóak, importálhatóak és könnyedén továbbküldhetőek más felhasználók számára. A felületi lekérdezésekkel könnyedén leszűrhető például:

Azon hallgatók névsora, akiknek van tandíjtartozása, egri az állandó lakcíme, nem kollégista, és van angolból felsőfokú C nyelvvizsgája.
Az adminisztrátorok által használt kliens programban lévő általános lekérdezési (FDL) funkció lehetővé teszi komplex lekérdezések egyszerű elkészítését a magasabb szervezeti egységek (centrum, kar) szintjén vagy akár intézményi szinten. Ebben az esetben szabadon konfigurálható a megjelenítendő adatok köre és a kimeneti adatok szerkezete és formátuma. Az általános lekérdezéssel könnyedén meghatározható például:

Egy adott szervezeti egység hallgatói meghatározott (akár paraméteresen is megadható) időintervallumban mennyi pénzt fizettek be, jogcímenként (pl. tandíj, kollégiumdíj, IV-díj, stb.) sorba rendezve és összesítve, továbbá mennyi ez összesen, illetve legyen megjelenítve minden sorban a hozzátartozó főkönyvi szám és témaszám is.
Az FDL előnyei:

A felhasználók saját maguk előállíthatnak az egyéni igényeiknek megfelelő szűrést, illetve lekérdezést.
Az egyszerű és könnyen kezelhető grafikus felületnek köszönhetően a szűrések, illetve lekérdezések létrehozásához, módosításához nem szükséges szakértőt igénybe venni.
A felhasználók munkájuk során időt takarítanak meg azáltal, hogy nem kell a rendszerben lévő összes adatot egyszerre kezelniük, és hogy a korábban akár mások által létrehozott szűréseket, illetve lekérdezéseket is tudják használni.
Az elmentett szűrések és lekérdezések az egyszerű kezelhetőség érdekében csoportosíthatóak.
A szakmai rendszergazdák az összes vagy meghatározott felhasználó(k) részére elérhetővé tehetnek szűréseket (pl.: intézményi döntés születik arról, hogy a tanulmányi ügyintézőknek a díjtartozásos hallgatókat írásban fel kell szólítaniuk elmaradásuk rendezésére).
A jogosultsági rendszer összhangban van a lekérdezésekkel, így mindenki csak az általa (legalább olvasásra) elérhető adatokra tud lekérdezést készíteni.
 

Architektúra

A Neptun architektúráját úgy fejlesztettük ki, hogy az hosszú távon tudja biztosítani a gyorsan változó és egyre bővülő intézményi igényeket. A rendszer fejlesztése során a legmagasabb szakmai követelményeknek, és az intézmények által korábban megfogalmazott elvárásoknak igyekeztünk megfelelni.

Az architektúra fejlesztéséből következő legfőbb eredmények a következők:

A rendszer adatbázis-független. Az intézmények eltérő álláspontot képviselnek az általuk használni kívánt adatbázis tekintetében, ezért a rendszerünk adatbázis-független, így futtatható Oracle és Microsoft SQL adatbázison is.
A rendszer skálázható. A kiszolgáló szerverek számát az intézmény határozhatja meg a felmerülő terhelés alapján, és így a konkurens felhasználók számát a rendszer nem korlátozza. Terheléses időszakban akár ideiglenesen is beállíthatóak újabb szerverek.
A webes felületeken keresztül elérhető az összes hallgatói és oktatói funkció időtől és helytől függetlenül.
A böngészőprogram szabadon választható (a hazánkban legnépszerűbb böngészőprogramokra vonatkoztatva).
Vékony kliensprogram tartozik a komplex szerepkörökhöz és feladatokhoz a hatékony munka elősegítése érdekében (pl. adatok exportálása, importálása, grafika, stb.).
A szervereknek jobb a kihasználhatósága, vagyis költséghatékonyabban üzemeltethetőek, mivel integrált rendszerként központosított feladatok elvégzésére kell biztosítani a szervereket.
 

architekt

Tanulmányi ügyintézés

iStock_000015744891LargeA tanulmányi ügyintézés támogatása a Neptun alapvető és legfontosabb feladata, hiszen több mint 10 évvel ezelőtt a programot alapvetően erre a célra kezdtük el kifejleszteni. Éppen ezért a rendszer ma már számos olyan funkciót tartalmaz, mely ezen a területen igyekszik könnyebbé és átláthatóbbá tenni a felsőoktatási intézmények működését.
A tájékoztató anyagnak ebben a részében kiragadunk pár folyamatot a teljesség igénye nélkül.

A Neptun struktúrájának köszönhetően az intézmény szervezeti felépítése, a felhasználók tevékenysége alapján meghatározható és korlátozható, sokrétű feladatellátásra alkalmas. Végezhető például tanulmányi, oktatásszervezési, tanszéki, kollégiumi adminisztráció. Ugyanakkor a különböző funkciók fejlesztése során végig arra helyeztük a hangsúlyt, hogy a különböző felhasználói csoportok adminisztratív feladataik zömét ne időhöz és helyhez kötötten intézzék, vagyis ne kelljen az ügyintézés során a hallgatónak, oktatónak, adminisztrátornak minden esetben személyesen találkoznia.

Ennek eredményeként ma már a Neptunt használó intézményekben Interneten keresztül megvalósítható például a regisztráció (beiratkozás/ bejelentkezés), a diákok személyes adatainak módosítása, tárgy és vizsgajelentkezés, eredmények bevezetése, okiratok kibocsátása, kérvények beadása, befizetések kezelése, oktatók hallgatói véleményezése, vagy a kollégiumokkal kapcsolatos adminisztráció és egyéb további funkciók.

Az oktatásszervezés a tanulmányi adminisztráció kiemelten kezelendő része. Keretein belül létrehozhatók képzések, szakok, szakirányok, ezekhez rendelhetők mintatantervek tantárgyakkal, melyekhez a félévekben kurzusok hirdethetők oktatókkal, létszámlimitekkel. Megadható hozzájuk minden fontos adatuk, melyek alapján nyilvántartások, statisztikák, kimutatások is elkészíthetőek, segítve a tanévek megtervezését. Ugyanakkor tematika, tárgyleírás, kötelező irodalom is rögzíthető a tárgyakhoz, ami a hallgatók tájékoztatását segíti, például lehetőség van a tárgytematika eredménnyel együtt történő nyomtatására a hallgatói webes felületről.
A kurzusokhoz tartozó oktatói, teremadatok és intézmény által definiált idősávok segítségével órarend is létrehozható, melynek segítségével a hallgatók is látják időbeosztásukat.
Ugyanakkor az oktatók számára elérhető a saját kurzusaik hallgatóival kapcsolatos minden információ. Vezethetnek katalógust, de a félév során írhatnak ki feladatokat, bevezethetik ezek értékelését a rendszerbe. Végezhetnek vizsgaalkalom kiírást, felrögzíthetik az aláírásokat, érdemjegyeket, üzenetet küldhetnek saját hallgatóinak.

Mára a hallgatók webes felülete is végtelen számú lehetőséget biztosít. Az oktatási év egyes időszakainak meghatározása után akár otthonról jelentkezhetnek be a félévre, tárgyakat vehetnek fel, jelentkezhetnek vizsgára, vagy ezeken határidőn belül módosítást is végezhetnek. A különböző tanulmányi és egyéb ügyekben elektronikusan is nyújthatnak be kérvényeket, melyek biztosan a megfelelő fórumhoz kerülnek elbírálásra. A tanulmányaikkal, személyes adataikkal kapcsolatos minden módosításról, bejegyzésről azonnal tájékozódhatnak.

A hallgatók további kényelmét szolgálhatja például az időpont-foglaló (TimeR), az átlátható kérdőíveket készítő, kezelő modul (Unipoll), vagy a Neptun SMS modul, mely segíti a hallgatókat a gyors tájékozódásban.

Talán az egyik legfontosabb tényező, amire a fejlesztés során összpontosítottunk, az volt, hogy minél nagyobb segítséget nyújtsunk az intézményeknek a bonyolult és nehezen átlátható tanulmányi adminisztrációs feladatok kezelésében. Ennek a célnak a figyelembevételével mára sikerült elérnünk például azt, hogy a felsőoktatási intézmények képesek egy rendszerben, egyszerűen és átláthatóan kezelni a hallgatók tanulmányainak teljes folyamatát. Kezdve a hallgatók személyes adataival, jogviszony- és képzésadatok, különböző tanulmányi státuszok, finanszírozási formák tarthatók nyilván, melyekre akár külön-külön is érvényesíthetők különböző adminisztrációs eljárások, feltételek és követelmények.
Az ügyintézők naprakész információkkal rendelkeznek a hallgatók tanulmányi eredményeiről, tárgyfelvételek és vizsgák számáról. Figyelemmel kísérhetik a hallgatói kérvények folyamatát, és a döntés alapján bevezethetnek hivatalos bejegyzést, illetve határozatot generálhatnak a hallgatóhoz.

A nyilvántartás számára berögzíthetőek a hallgatók gyakorlati helyei a szükséges adatokkal, és a szakdolgozatok is bevezethetőek a bírálatokkal, eredményekkel együtt.

A Tanulmányi Hivatal munkatársait a TVSZ által tetszőlegesen meghatározott számítás (algoritmus) segíti a féléves átlagoláskor, mely lefuttatható akár képzésenként egyetlen gombnyomással, ezután az említett képzés hallgatóinak féléve csoportosan lezárható.
A rendszerben rögzíthető úgynevezett mérföldkő, melynek ellenőrzésével a tanulmányok során meghatározottan ütemezett követelmények teljesítése mérhető.
Az előrehaladás vizsgálat a hallgató tanulmányainak aktuális állapotáról ad tájékoztatást, mely a tanulmányok lezárásának ellenőrzésekor elengedhetetlen. Napjaink elvárásainak megfelelően egyszerűen lehetséges átsorolást, úgynevezett rangsorokat készíteni.

A Tanulmányi Osztályok leterheltségéhez nagyban hozzájárul a különféle igazolások kiadása, a jogszabályokban előírt bizonylatok készítése. A Neptun a tárolt adatokból a megfelelő sablon kiválasztása után képes az igazolások, törzslapok, index-etikettek, elektronikusan tárolt leckekönyvek generálására, melyek akár csoportosan is nyomtathatóak. A záróvizsga szervezésében is segítséget nyújt a program, és a záróvizsga és oklevél adatok berögzítését követően oklevél, és oklevél igazolás is nyomtatható a hallgatók számára.

További terület, ahol igyekszünk újat nyújtani az intézmények számára, az informatika oktatásban való használatának új dimenzióba emelése. Ezt a célt szolgálja a hallgatók és oktatók közötti kommunikáció és együttműködés új fóruma, a Neptun Meet Street, illetve az e-learning alkalmazását lehetővé tevő modul.

 

beiratkozasOnline regisztráció és személyes adatok módosítása

Az interneten elérhető regisztráció (bejelentkezés) funkció nagyságrendekkel csökkenti a beiratkoztatással járó ügyintézés bonyolultságát és időigényét.
A személyes adatok változásának a Neptun rendszeren keresztüli bejelentése tovább egyszerűsíti a hallgatók és az adminisztrátorok kötelezettségeinek teljesítését.
A hallgatók személyes adatai a rendszerben mindig naprakész állapotban állnak rendelkezésre.
Hitelesség beállítása a dokumentumokra
 

Tantárgyelismerés és ekvivalencia

A kiterjeszthető szabályoknak köszönhetően tehermentesíti az akkreditációs bizottságokat.
Idő- és energia-megtakarítást jelent a tanulmányi adminisztrátorok számára.
Hosszú távon segíti az egységes, intézmények közötti tantárgyelismerés rendszerének kifejlődését.
 

Szöveges (Meta) követelményszerkesztő

Bármely oktatási struktúra, bármilyen bonyolult feltételeinek kezelésére lehetőség van, a metanyelvi megfogalmazásnak köszönhetően könnyen érthető formában.
Az egységes, integrált kezelésnek köszönhetően a követelményeket elég egyszer megfogalmazni, és ettől fogva azok könnyedén alkalmazhatóak a későbbiekben.
Segít a Tanulmányi és Vizsga Szabályzatban foglaltak precíz implementálásában.
 

Záróvizsga modul

Hallgató egyszerűen, a webes felületen jelentkezhet záróvizsgára, valamint látja a záróvizsgával kapcsolatos adatokat.
Az ügyintézők számára lényegesen egyszerűbb a záróvizsga jelentkezések, záróvizsga beosztások kezelése.
A záróvizsga jegyzőkönyvek intézményi formában, igénynek megfelelően nyomtathatóak, a kívánt adatokkal.
A záróvizsga eredmények rögzítésével az adatbázisba is bekerülnek az adatok.
A záróvizsga végeredmény és oklevél eredmény is kiszámolható.
A záróvizsga eredmények tárolása megoldott.
 

Diakkek-page-001Integrált diákigazolvány-kezelés

Tehermentesíti a tanulmányi adminisztrátorokat a diákigazolványokkal kapcsolatos ügyintézés során.
Kizárja a tévedések és a visszaélések lehetőségét.
 

E-okmányok modul

Helyettesíti a hagyományos törzskönyv készítését.
Mindenkor a programban szereplő aktuális adatokból készül el a nyomtatvány.
A törzslap nyomtatványok kiadása, a kiadó személye tárolásra kerül a programban.
A nyomtatványok tárolása, kiadása jelentős humán erőforrás és költségmegtakarítást eredményez.
Egy rendszerben kell karbantartani és nyomon követni az adatok változását.
Mindhárom e-okmánynál több típusú nyomtatvány használható.
Oktatók, hallgatók, ügyintézők számára lényegesen egyszerűbb eljárási rend.
 

DS_boritoDS_belsoIntegrált oklevélmelléklet készítés

A rendszerbe integrált folyamatoknak köszönhetően jelentős időmegtakarítást tesz lehetővé a tanulmányi adminisztrátorok számára.
Az elkészített oklevélmellékleteket a rendszer hosszú távon is biztonságos, visszakereshető formában tárolja.
Adatszolgáltatás, igazolások

Mivel a Neptun fejlesztése során követett filozófiánk az volt, hogy a számítógépes, integrált felsőoktatási adminisztráció előnyeit minél több területen ki lehessen használni, ezért igyekeztünk számos olyan automatizmust beleépíteni a rendszerbe, amely egyszerűbbé teszi az intézmények adminisztrátorainak és a hallgatóknak az életét. Ezek közé tartozik a Neptun azon funkciója, hogy a rendszerben lévő adatokból különböző, előre meghatározott formátumú dokumentumot képes előállítani. Ilyenek például a jogviszony-igazolások, illetve a befizetett költségtérítésről adott igazolás vagy számla. Az eddig felsorolt dokumentumok automatikus előállítása már jelenleg is biztosított a Neptun rendszerben, de a lehetőségek a különböző jelentések létrehozására, adatszolgáltatás elvégzésére tulajdonképpen végtelenek. iStock_000006910539MediumAz adatszolgáltatás másik formája a Felsőoktatási Információs Rendszer számára biztosítandó adatok továbbítása. Az adatszolgáltatási kötelezettséggel kapcsolatos fejlesztések elsősorban a magyar törvényeket követik, azonban igény szerint, egyeztetések után más ország igényei alapján is implementálhatóak. Az intézményeknek lehetőségük van tetszőleges, egyedi dokumentumsablonok létrehozására és tárolására a rendszerben. Az adott sablon alapján készülő dokumentumokon szerepelhet a rendszerből bármilyen adat, szűrt adatok, vagy kimutatások. Ennek a rendszernek a segítségével készíthető például az új törvényeknek teljesen megfelelő hallgatói jogviszony igazolás, ösztöndíj-igazolások, de akár a különböző szervezeti egységek tárgylistái is egyszerűen elkészíthetőek. Az említett személyre, vagy intézményre szabott sablonok elkészítése igen egyszerű. Mivel a dokumentumsablonok egy részét a rendszer html formátumban tárolja, ezért azok bármilyen külső szerkesztőprogrammal, vagyis akár egy szövegszerkesztővel is megnyithatóak és módosíthatóak. A Fast Riport és Net Riport típusú nyomtatványsablonok kezelésére a programban beépített szerkesztő felület található. Az új típusú nyomtatványok lehetővé teszik, hogy az intézmények a webes felületeken is eltérő, személyre szabott sablonok alapján dolgozzanak. A sablonba beleilleszthető bármilyen szöveg vagy kép is. A sablonokat a rendszer a szervezeti struktúrának megfelelően tárolja, ami azt jelenti, hogy szervezeti egységenként eltérő sablonok definiálhatóak, és a létrehozott sablon elérhető az összes, ehhez a szinthez kapcsolódó, alsóbb szervezeti szinten is. Az automatikusan generált jelentéseknek, dokumentumoknak köszönhetően az adminisztrátorok rengeteg időt megspórolhatnak a munkájuk során.

fir FIR adatszolgáltatás modul A Felsőoktatási Információs Rendszer (a továbbiakban FIR) létrehozásáról és üzemeltetéséről a 2006. március 1-jén életbe lépő Felsőoktatási Törvény rendelkezik. A FIR az egész országra kiterjedő rendszer, mely egységes formában tartalmazza a fenntartói, intézményi, foglalkoztatási, kollégiumi, hallgatói, oktatói és más alkalmazotti adatokat. Az intézmények kötelezettsége a rendszer felé az adatok szolgáltatása, a FIR, illetve üzemeltetője, az Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. részére elektronikusan aláírt konténerek formájában, méghozzá oly módon, hogy a nyilvántartott adatokban bekövetkezett bármilyen változásról 15 napon belül jelentési kötelezettsége van. A Neptun a FIR adatszolgáltatást is a lehető legmagasabb szinten automatizálja és leegyszerűsíti az intézmények számára. A kliensprogramban külön felületeket hoztunk létre a FIR-rel foglalkozó adminisztrátorok számára, ahol a vonatkozó adatokban bekövetkezett, bejelentésre váró változások egy-egy üzenetként megjelennek, majd ezek ellenőrzése után a rendszer gombnyomásra automatikusan elkészíti az előírásoknak megfelelő formátumú konténert, hozzácsatolja a szükséges elektronikus aláírást, és elküldi a FIR-nek. A visszaérkező pozitív válaszokat és hibaüzeneteket a Neptun feldolgozza és megjeleníti az adminisztrátorok számára, szintén a kliensprogramon belül. A FIR adatszolgáltatás modul előnyei:

A szükséges adatok összegyűjtését és a változások nyomon követését a rendszer automatikusan elvégzi.
A kifejezetten erre a célra létrehozott felületeknek köszönhetően a FIR-rel kapcsolatos kötelezettségek végrehajtása az adminisztrátorok számára minimális pluszmunkát jelent.
A Neptunt használó intézmények biztosak lehetnek abban, hogy adatszolgáltatási kötelezettségüknek időben és a megfelelő formában eleget tesznek.
 

Print Diákhitel modul A diákhitel ügyintézés két részre bontható folyamatát tekintve. Egyrészt áll a Diákhitel Központ felé történő adatszolgáltatásból, amely a programban egyetlen gomb megnyomásával összepárosítja a központ által kért adatokat a rendszerben található adatokkal, melyek alapján szintén egy gomb megnyomására létrejön a válaszüzenet. A párosítás mikéntjéről (milyen adategyezőség szerint azonosította a program a hallgatót és képzését) pontos számokkal visszajelző üzenetet kapunk a folyamat végén, amely alapján a kétséges esetek könnyen leválogathatóak és szükség esetén felülbírálhatóak. A diákhitel ügyintézés másik fontos folyamata az engedményezés, amelyre egyre nagyobb igény jelentkezik az intézmények és a hallgatók részéről, mert a közvetlen utalás lényegesen gyorsabb és kényelmesebb mindhárom fél számára. Az engedményezés a szerződéskötés kivételével egész folyamatát tekintve elvégezhető a rendszerben, az űrlap kinyomtatásától a pénzügyi teljesítésig. Amennyiben az intézmény rendelkezik gazdasági modullal, a Diákhitel Központ utalását követően a tételek teljesítése és az adatok feladása a gazdasági rendszer felé is egy-egy folyamattal, egy-egy kattintással megoldható. A diákhitel ügyintézés modulról pár mondatban:

Pontos, gyors, precíz adatszolgáltatás a Diákhitel Központ felé.
Az engedményezés teljes folyamatának kezelése megoldható a programon belül, az űrlap kinyomtatásától a tételek teljesítéséig.
Gazdasági modul

A tanulmányi adminisztráció és az adatszolgáltatás mellett a másik nagy terület, amelynek támogatása magas fokú automatizálást tesz lehetővé amellett, hogy az intézmény folyamatainak átláthatóságát és kezelhetőségét növeli, az intézmények hallgatókkal kapcsolatos pénzügyei. Mivel a Neptun alapvetően egy tanulmányi rendszer, ezért a benne lévő gazdasági modulok is elsősorban a tanulmányokkal kapcsolatos pénzügyek adatkezelését és intézését könnyítik meg.

iStock_000005093222LargeAnnak érdekében, hogy a rendszer képes legyen bármilyen bonyolult intézményi struktúra pénzügyeinek precíz adminisztrálására, és naprakész, strukturált kimutatások készítésére, megalkottuk a Neptun egyik legnagyobb újítását, a pénzügyi mátrixot. Ennek segítségével az intézmények könnyen, egyszerűen és hibamentesen képesek pénzügyeik intézésére és nyomon követésére.

A hallgatók pénzügyeinek intézésével kapcsolatban kulcskérdés, hogy az alkalmazott számítógépes rendszer milyen befizetési lehetőségeket képes kezelni. A Neptun fejlesztése során úgy alakítottuk ki a rendszert, hogy az minél többféle módszer adminisztrálására legyen képes annak érdekében, hogy maguk az intézmények választhassák ki a felajánlott lehetőségek közül a számukra legmegfelelőbb(ek)et. Azonban nem egyszerűen arra van módjuk, hogy kiválasszanak egyet az elérhető befizetési lehetőségekből, hanem alkalmazhatják azok tetszőleges kombinációját is, így könnyen és egyszerűen hangolhatják a rendszert saját igényeikhez.

Egy felsőoktatási intézmény pénzügyi műveleteinek intézése során a sok szereplő és a bonyolultság miatt a beépített automatizmusok ellenére is adódhatnak emberi tévedések (pl. hibás ki-be fizetések). Azonban a Neptun fel van készítve arra is, hogy ezek a tévedések korrigálhatóak legyenek, és végeredményként a rendszer biztosan a jó adatok alapján dolgozzon.

 

Pénzügyi mátrix

A Neptun egyik legnagyobb innovációja, a pénzügyi mátrix az intézmények pénzügyeinek elszámolásában nyit új dimenziót. A pénzügyi mátrix a kifizetések és bevételek egyszerű, hibamentes elszámolását és automatikusan generált, valós idejű kimutatások készítését egyszerre teszi lehetővé. Ez annak köszönhető, hogy szerkezetéből adódóan bármilyen felsőoktatási intézmény tanulmányi és egyéb pénzügyi elszámolását képes teljes struktúrájában számon tartani.

A pénzügyi mátrix felépítése:

A pénzügyi mátrix oszlopai a be- és kifizetési pénzügyi jogcímek (pl. IV, tandíj, kollégiumdíj, ösztöndíj, stb.).
A sorok a szervezeti fában lévő egyes szervezeti egységek, hierarchiájuknak megfelelően (Intézmény, Centrumok, Karok, Tanszékek (T), stb.).
A szervezeti egység sorok igény esetén felbonthatóak a szervezeti egységekhez tartozó képzésekre (K).
Amennyiben szükséges, a képzési sorok tovább bonthatóak telephelyekre (Th.), amennyiben több telephelyen folyik a képzés és azt pénzügyileg meg kell különböztetni.
A pénzügyi mátrix elemei a különböző pénzügyi kódok (PK). Ezekhez adhatóak meg különböző paraméterek és értékek (főkönyvi szám, témaszám, befizetési módok, igazolás típusok, stb.).
A pénzügyi kódhoz többek között tartozhatnak tipikus befizetési értékek, mint például az ismételt vizsga-díjak (pl. IV esetén 500 Ft, 1000 Ft, stb.), vagy szolgáltatási díjak és típusok (pl. pót- mérés: 500 Ft, házi feladat pótlás: 1000 Ft stb.).
penzugyi_matrix

 

Az itt vázolt adatszervezéssel, logikai felépítéssel és a csoportos műveletekkel könnyen és gyorsan karbantarthatóak az intézmény pénzügyi adatai.

A különböző pénzügyi kódokból könnyedén lehet tetszőleges csoportokat kiválasztani, és azok paramétereit (pl.: témaszám, ÁFA, a lehetséges befizetési módok, stb.) ekkor együtt lehet beállítani.

Lehetséges például az egy pénzügyi jogcímhez tartozó pénzügyi kódok kiválasztása (az ábrában ezt jelzi a szürke terület), de ugyanilyen egyszerűen egy szervezeti egységhez tartozó kódok paraméterei egyszerre kezelhetők (az ábrában ezt a különböző színnel körbekerített területek jelzik).
Emellett lehetőség van szabadon kiválasztani pénzügyi kódokat (az ábrán egy példa erre a feketével körbekerített kockák), és így csoportosítani tetszőlegesen, ekkor ezekkel lehet további műveletet végezni, vagy például ezek tulajdonságai szerkeszthetőek közösen.

A pénzügyekről készült kimutatások ugyanilyen könnyen csoportosíthatóak és személyre szabhatóak. Mivel a rendszer integráltan tartalmazza az intézmény összes pénzügyi folyamatát, ezért a kimutatások mindig naprakészek lesznek.

 

Miért hasznos a pénzügyi mátrix?

A hallgatók hiba és tévedés nélkül tudják maguknak kiírni az IV és szolgáltatás típusú befizetéseiket, ezáltal mentesítik az intézmény dolgozóit.
Az intézmények dolgozói esetében is felügyeli a rendszer, hogy csak a hozzájuk rendelt szervezeti egységekhez és/vagy képzésekhez tudjanak tételt felvenni.
Megkönnyíti a pénzügyi folyamatok kategorizálását és paraméterezhető jellegét.
15-20 pénzügyi jogcímmel egy intézmény összes pénzügyi folyamata leképezhető és nyomon követhető.
Idő-, energia-, és költségmegtakarítást tesz lehetővé az egyszerű kezelhetőségnek és az integráltságnak köszönhetően.
Naprakész, strukturált pénzügyi kimutatások készítésének lehetősége.
 

Választható befizetési lehetőségek

A hallgatók által fizetett összegek befizetési módja a felkínált lehetőségek közül szabadon megválasztható, annak érdekében, hogy megfeleljen az intézmények és hallgatóik által támasztott különböző elvárásoknak, követelményeknek és megállapodásoknak. Az intézményi döntéstől függően az alábbi befizetési lehetőségek állnak rendelkezésre a Neptun rendszerben:

Gyűjtőszámlás befizetés
Virtuális gyűjtőszámla
Csekkes befizetés
Bankkártyás befizetés
POS terminál
Banki átutalás
Házi pénztár
Mobil fizetés
A Neptun lehetőséget kínál az intézmények számára, hogy ügyfelünk a befizetési lehetőségek közül egyszerre alkalmazza a módszerek tetszőleges kombinációját. Az intézmény pénzügyi kódonként külön-külön tudja szabályozni, hogy milyen általa bevezetett befizetési módo(ka)t engedélyez.

A különböző befizetési módok között különbségek vannak a befizetések feldolgozásának módjában és automatizáltságában, a felmerülő díjak körében és mértékében, valamint a befizetések ügyintézési igényében.

A befizetési lehetőségek kiválasztásánál esetlegesen mérlegelhető szempontok:

Ha IV díjnál megengedett például a gyűjtőszámlás befizetés és a bankkártyás befizetés is, akkor ki lehet kötni, hogy a hallgatók csak az IV díj megfizetését követően jelentkezhetnek vizsgára (ha a vizsga már IV-köteles). Ebben az esetben, ha a hallgatónak nincs pénze a gyűjtőszámlán, akkor on-line bankkártyás művelettel is kifizetheti a díjat.
A szaktanfolyami képzéseknél elképzelhető, hogy érdemes engedélyezni a csekkes befizetést, mert sok esetben a beiratkozás feltétele a befizetett csekk bemutatása. Ha például a tanfolyami prospektusokba ”félbiankó” csekk kerül, akkor jó esetben már azelőtt le lehet könyvelve a befizetett összeg főkönyvi szám és témaszám szerint, hogy a hallgatói regisztrációra került volna. Természetesen a hallgató regisztrációját követően a befizetés a hallgatóhoz köthető a csekk sorszáma alapján.
A választott befizetési módtól függetlenül, a gyors ügyintézés és az adminisztrátorok leterheltségének csökkentése érdekében, a hallgatók maguk is ki tudják írni a befizetési tételeknek intézmény által meghatározott körét. Ilyenkor az, hogy ezeket mennyire gyorsan és egyszerűen tudják befizetni, már csak attól függ, hogy az intézmény mely befizetési lehetőségeket tette elérhetővé számukra. A befizetési lehetőségek közötti választás megkönnyítése érdekében az alábbiakban részletezzük a különféle választható lehetőségek főbb tulajdonságait és a közöttük lévő különbségeket.

Előnyök a csekkes befizetéssel kapcsolatban:

A Neptunban a csekkes befizetés választása esetén minimális adminisztráció szükséges a befizetések kezeléséhez.
A hallgatók által az internetről is intézhető a csekkes befizetés.
A gyűjtőszámlás befizetés előnyei:

Nagyon kedvező a költségtényezője az intézmény szempontjából.
Majdnem teljesen automatizált a folyamat.
A Virtuális Gyűjtőszámla előnyei:

Csökkenti a befizetések átfutási idejét.
A tranzakciók az intézmény számára semmilyen költséget nem jelentenek.
Használata a túlfizetések és a hibásan kiírt tételek hibajavítását magas szinten automatizálja.
A bankkártyás befizetés előnyei:

A hallgatók számára a legkényelmesebb és leggyorsabb befizetési mód.
Intézmény számára minimális adminisztrációs feladattal járó megoldás.
A Neptun rendszerben a befizetések automatikusan és azonnal visszaigazolódnak (on-line tranzakció).
A szolgáltatás nem csak OTP-s bankkártyával vehető igénybe, de a hallgatónak olyan szerződést kell kötnie a bankjával, hogy a bankkártya rendelkezzen interneten keresztüli fizetési opcióval.
A bankkártyás befizetés esetén egy tranzakcióval lehet több kiírást is teljesíteni.
POS terminál előnyei:

az ügyintézéssel egybekötött, azonnali fizetési lehetőség,
a teljesítés azonnal megtörténik,
bármilyen bankkártyával használható, banktól, típustól függetlenül.
A mobil fizetés előnyei

Az intézmény számára a folyamat kevés ügyintézést igényel automatizáltságának köszönhetően.
A hallgató mobiltelefon segítségével bárhol, bármikor kiegyenlítheti tartozását.
 

Elektronikus számla

Ismereteink szerint az intézmények jelenleg csak kis részben tesznek eleget a számlaadási kötelezettségüknek, ebből fakadóan olyan megoldást kellett kifejlesztenünk, amelynek segítségével az intézmények automatikusan, teljes körűen, minimális adminisztrációval, és költséghatékonyan tudnak kiállítani nagy mennyiségű számlát.
A megoldással biztosítani lehet a számlák hallgatókhoz való eljuttatását is, mivel azokat a hallgatói felületről le lehet tölteni.

A modul használatával bármilyen befizetésről egyszerűen kiállítható elektronikus számla, illetve a papír alapú számlák könnyedén archiválhatóak elektronikusan. A pénzügyi kódoknál beállítható, hogy az adott befizetésről adható-e számla. Amennyiben a számla elektronikus vagy elektronikusan archivált, akkor a hallgató letöltheti a számláit az internetről, és ebben az esetben nincsen példányszám-kötöttség, a rendszerben lévő számlákból tetszőleges számú elektronikus másolat készíthető.

A Neptun lehetőséget biztosít továbbá a hallgatók számára, hogy szükség esetén megosszák a kiírásaikat, amennyiben ezt a pénzügyi kód paramétere megengedi, továbbá hogy felvigyék a kiírásokhoz a befizető adatait, ezzel is megkönnyítve az adminisztrátorok munkáját.

 

Miért hasznosak az elektronikus vagy elektronikusan archivált számlák:

A számlákkal kapcsolatos adminisztrációt a minimálisra csökkenti.
Az elektronikus aláírási keretrendszernek köszönhetően nagy mennyiségű számla írható alá és látható el időbélyeggel egyszerre.
A webes letöltés lehetőségével a hallgatók elégedettsége és komfortérzete nagyban növelhető azáltal, hogy nem kell személyesen bemenniük a számláikért a tanulmányi osztályokra, illetve ha az intézmény korábban postázta a számlákat, jelentős postázási költség takarítható meg.
 

Neptun_eszamlazas

 

Az elektronikus számlázás menete

Automatikus számlázás

Az adminisztrátorok és a hallgatók számára további könnyebbséget jelent a Neptun legújabb funkciója, melynek köszönhetően a rendszerben minden befizetésről automatikusan elektronikus számla készül.

Míg korábban a hallgatóknak jelezniük kellett az adminisztrátorok felé személyesen, vagy a Neptun megfelelő felületén keresztül, hogy az adott befizetésről számlát szeretnének, az adminisztrátoroknak pedig ezt külön el kellett fogadniuk, addig ezen funkció használata mellett erre nincsen szükség, a hallgatóknak mindössze azt kell eldönteniük, hogy mely befizetéseikről szeretnének készpénzes, és melyekről átutalásos számlát. A számlák generálásának gyakoriságát és ütemezését az intézmény igényeinek megfelelően lehet konfigurálni.

Az automatikus számlázás előnyei:

A számlázás adminisztrációs igényét még tovább csökkenti.
Garantálja, hogy minden befizetés a jogszabályoknak megfelelően kerül elszámolásra.
A hallgatóknak nem szükséges külön jelezniük számla iránti igényüket.
Órarendkezelés

A Neptun rendszer fontos részét képezi az órarendkezelő modul, melynek segítségével az intézmények könnyen és egyszerűen szerkeszthetik meg az órarendjüket. A modul megalkotása során arra helyeztük a hangsúlyt, hogy egyrészt minél szabadabban, bármilyen oktatási struktúrához alkalmazható modult fejlesszünk ki, másrészt nagymértékben egyszerűsítsük az órarend készítésének folyamatát.

Az órarendkezelő modulban az intézmény egy helyen, saját igényeinek megfelelően kezelheti az órákhoz tartozó termeket, az órák időpontját, és az oktatókat. Külön kezelhetőek az egyes tagozatok, telephelyek, képzések, vagy szervezeti egységek órarendjei és csengetési rendje, és a rendszer képes az ünnepnapok figyelembe vételére is. Az elkészült órarendek exportálhatóak a rendszerből, illetve akár más által készített, meghatározott formátumú órarendek pedig importálhatóak. Az órarend megjelenítése szabadon variálható, valamint lehetőség van egyszerre több órarendi tétel felvételére is.

 

Az integrált, sokrétű órarendkezelésről röviden:

• Egy helyen, könnyen kezelhető és intézményre szabható formában tartalmazza az összes szükséges órarendi információt.

• A beépített automatizmusoknak köszönhetően segít elkerülni a különböző órák közötti időpont-, oktató-, teremütközéseket és egyéb olyan hibákat, amelyek a kézi órarendkészítésnél előfordulhatnak.

• Segít összehangolni a különböző igényeket az órarendkészítés során.

• A grafikus megjelenítés. Az előre vizsgálható oktató és terem foglaltságok segítségével szemléletes, vizuális, könnyen átlátható.

Létesítménygazdálkodás, kollégium

A Neptun rendszer szerves részét képezi a létesítménygazdálkodás modul, melynek segítségével az intézmények helyiségeiket akár fizikai, akár logikai csoportosítások alapján kezelhetik, és a termekhez kapcsolódó adminisztratív tevékenységek könnyedén és gyorsan elvégezhetőek.
Minden terem esetén meghatározható a felszereltség és a használathoz kapcsolódó különböző preferenciák, valamint hogy az adott terem külső rendezvényekhez, konferenciákhoz igénybe vehető-e. A létesítménygazdálkodás (teremgazdálkodás) modul részeként teremhez kapcsolódó és attól független eszközleltár is kezelhető.

Az adminisztráció további könnyítése érdekében a bérelhető termekhez megadható a bérleti díj, valamint beállíthatóak a bérelhetőségre vonatkozó időhatárok.

 

koleszA komplex teremgazdálkodás előnyei:

Egy helyen, egységes és könnyen kezelhető formában tartalmazza az intézmény összes termére és leltári eszközére vonatkozó információkat.
Egyszerűsíti, átláthatóbbá és ellenőrizhetővé teszi az órarendkészítést.
Lehetőséget ad az alkalmi és rendszeres teremigények integrált, átlátható kezelésére.
Segítséget nyújt az intézményeknek abban, hogy erőforrásaikat minél hatékonyabban használják fel.
 

Kollégium modul

Annak érdekében, hogy segítsünk a felsőoktatási intézményeknek adminisztratív kötelezettségeiket minél kevesebb ráfordítással megoldani, cégünk kifejlesztett egy külön modult, mely a kollégiumokkal kapcsolatos ügyek intézésének leegyszerűsítésére és automatizálására szolgál.

A modul lehetővé teszi az intézményi kollégiumi épületek, szintek, szobák és a hozzájuk tartozó eszközök nyilvántartását. A kollégiumi nyilvántartás kiterjed a hallgatók és kollégiumi vendégek be/kiköltözésével, jelentkezésével, kölcsönzéseivel kapcsolatos adatok naprakész nyilvántartására is.

 

A program továbbá lehetőséget nyújt a kollégiumi pénzügyek kezelésére. Mivel a kollégium modul a hallgatói webes alkalmazással is kapcsolatban van, ezért a hallgatók a jelentkezési időszakban ezen keresztül adhatják le kollégiumi jelentkezésüket, valamint a már felvett kollégisták ily módon hatékonyan intézhetik mindennapos ügyeiket.

 

A kollégium modul használatával:

A rendszer a kollégiumi ügyletek lebonyolításához szükséges papír alapú adminisztrációs munkát a minimálisra csökkenti.
A modul segítségével az intézmény mindig naprakész, strukturált információkkal rendelkezik a kollégiumokról és a kollégistákról.
Teljes körűen kezeli a kollégiumi befizetéseket, a Neptun komplex gazdasági rendszerével való integráltságnak köszönhetően.
Oktatástámogatás

A tanulmányi adminisztrációhoz kapcsolódó ügyintézés további egyszerűsítését és gyorsítását, valamint az oktatási rendszerben résztvevő szereplők közötti hatékonyabb kommunikációt támogatják a Neptun kapcsolódó moduljai. A Neptun Meet Street, a Neptun SMS, az E-learning, a kérvénykezelő modul, az Unipoll kérdőívkezelő és a TimeR időpontfoglaló modul az online ügyintézésben, magasabb fokú együttműködésben, hatékonyabb kommunikációban segíti a tanulmányi ügyintézést.

 

Neptun Meet Street

A Neptun Meet Street modul a felsőoktatási intézmény, az oktatók és a hallgatók közötti kommunikációt és együttműködést könnyíti meg. A sokféle formában és fórumon áramló, sokszor esetleges és nehezen hozzáférhető információk a Neptun Meet Street segítségével egységes keretben jelennek meg, és az interneten keresztül helytől és időtől függetlenül bármikor elérhetőek.

A rendszer minden, a Neptun Egységes Tanulmányi Rendszerben szereplő tárgyhoz és kurzushoz automatikusan létrehoz egy-egy virtuális teret. Az automatikusan létrehozott virtuális tereken kívül az oktatóknak és az adminisztrátoroknak lehetőségük van felhasználók egy általuk definiált köre számára is virtuális teret létrehozni.

A virtuális terek az oktatók és hallgatók közötti kommunikáció alapvető eszközei.
A virtuális tér olyan webes teret jelent, ahol az oktatók és hallgatók meghatározott témakörökben nyilvánosan véleményt cserélhetnek, fórum témákat hozhatnak létre, vagy hozzászólhatnak a meglévőkhöz, illetve dokumentumokat tölthetnek fel saját részre, vagy publikálhatják is azokat a témakör csoportjában résztvevők részére.

Mit nyújt a Neptun Meet Street a felsőoktatási intézményeknek?

Modern, XXI. századi módszereket a kommunikáció és az együttműködés területén.
Hatékonyabb, szabályozottabb, jobban átlátható és egységesített működést.
Idő-, energia-, és költségmegtakarítást az egységes, egyszerű eljárásoknak köszönhetően.
Könnyebb, gyorsabb információtovábbítási lehetőséget a hallgatók felé az egyszerű, hatékony publikáló felület segítségével.
Diákbarát és környezetbarát (a papírspórolás révén) intézményi image megteremtésének a lehetőségét.
Neptun.Net LMS 3.0 eLearning rendszerrel együttműködésben bármilyen oktatási intézmény vagy cég eLearning képzéseivel kapcsolatos kommunikációt képes egységesíteni és megkönnyíteni.
Az NMS megalkotásánál cégünk igyekezett maximálisan kihasználni a Neptun Egységes Tanulmányi Rendszerben már meglévő adatokat és funkciókat annak érdekében, hogy a felhasználók számára minél egyszerűbbé és kellemesebbé tegye a program használatát, és maximálisan kihasználja az integrációban rejlő lehetőségeket. Ennek eredményeképp a felhasználók ugyanazzal a Neptun kóddal és jelszóval léphetnek be mindkét rendszerbe, és sem a személyes, sem a tanulmányaikkal kapcsolatos adataikat nem szükséges külön feltölteniük.
Mit nyújt a Neptun Meet Street az oktatóknak?

Egységesített felületet a hallgatókkal való kommunikációhoz a tájékoztatástól elkezdve az előadásanyagok feltöltésén át az évközi feladatok kezeléséig.
Egységes keretet, melyben az összes oktatott kurzusát megtekintheti és kezelheti.
Segíti az információáramlást, mivel semmilyen, a rendszerben rögzített információ sem kallódhat el.
Szabadabb időbeosztást, mivel a rendszer bárhonnan, bármikor elérhető, és használatával szükségtelenné válik, hogy például az évközi feladatok beadásánál, vagy a hallgatók tájékoztatásánál az oktató személyesen jelen legyen.
Bővített órarend, azaz naptár áll az oktatók rendelkezésére.
Tanulmányi Rendszerben szereplő tárgy- és kurzusbeosztást is automatikusan átveszi az NMS, így a felhasználók teljes óra- és vizsgarendje automatikusan bekerül a személyes naptárukba.
Mit nyújt a Neptun Meet Street a hallgatóknak?

Egységesített felületet a többi hallgatóval és az oktatókkal való kommunikációhoz.
Könnyebb tájékozódási lehetőséget az intézményi eljárásokkal, szabályzatokkal kapcsolatban.
Egységes keretet, melyben az összes kurzusát megtekintheti, a hozzájuk tartozó információkat beszerezheti, és a feladatait beadhatja.
Szabadabb időbeosztást, mivel a rendszer bárhonnan, bármikor elérhető, és használatával szükségtelenné válik, hogy például az évközi feladatok beadásánál, vagy a tájékoztatókon a hallgató személyesen jelen legyen.
Részletesebb, több információt tartalmazó órarend, azaz egy naptár áll a rendelkezésre.
Tanulmányi Rendszerben szereplő tárgy- és kurzusbeosztást is automatikusan átveszi az NMS, így a felhasználók teljes óra- és vizsgarendje automatikusan bekerül a személyes naptárukba.
 

Kérvénykezelés

A tanulmányi adminisztrációhoz kapcsolódó ügyintézés további egyszerűsítését és gyorsítását támogatja a Neptun kérvénykezelő modulja, melynek segítségével az intézmények dolgozói tetszőleges formátumú kérvénysablonokat hozhatnak létre a rendszerben, amelyeket azután a hallgatók az internetes felületen keresztül tudnak kitölteni és benyújtani. A kérvényekhez a hallgatók dokumentumokat is tudnak csatolni. A hallgatók a kérvény benyújtása után szintén online tudják nyomon követni az elbírálás folyamatát, emellett automatikusan üzenetet is kapnak róla, ha a beadott kérvényük elbírálásra került, valamint a beadott kérvényeket pdf formátumban le is tudják tölteni a rendszerből.

Az adminisztrátorok a kérvénysablonokat könnyen kezelhető szerkesztő felület segítségével tudják létrehozni és formázni. A kérvényekbe a hallgató rendszerben tárolt adatait automatikusan be tudják illeszteni, emellett a kérvény kitöltéséhez szükséges adatok megadásának módját is tudják szabályozni, oly módon, hogy a kérvény egyes kitöltendő mezőihez különböző vezérlő elemeket (pl.: rádiógombokat, legördülő választólistát, szövegdobozt, stb.) tudnak hozzárendelni. Az egyszer elkészített sablonokat az intézmény szervezeti egységeihez, valamint képzéseihez lehet rendelni, ezek után azok elérhetővé válnak a kérvény kitöltésére jogosult összes hallgató számára, a kérvénynél megadott érvényességi idő alatt.

Az intézmény eljárási rendje alapján lehetőség van ügyintézőt, véleményezőt, döntőt rendelni a kérvényekhez, illetve kérvény-sablonokhoz. Az ügyintézők a kliens programban, a véleményezők és döntők a kliens és az oktatói valamint hallgatói web felületein dolgozhatják fel, és tekinthetik meg a hallgatók által leadott kérvényeket. Igény esetén a kérvények feldolgozásához előre meghatározott vélemény és döntés indokok rögzíthetőek.
A hallgatók által adott kérvénysablonban kitöltött válaszok importálhatóak, más programban felhasználhatóak.
A feldolgozott kérvényből határozat és hivatalos bejegyzés készíthető, mely a hallgató hivatalos bejegyzéséhez is bekerül. A kérvényből készített határozat és hivatalos bejegyzés a hallgató web-es felületén is megtekinthető.

 

kerveny

A kérvénykezelő modul előnyei:

Idő- és energia megtakarítást tesz lehetővé a tanulmányi adminisztrátorok és a hallgatók számára, mivel szükségtelenné teszi a személyes, illetve papír alapú ügyintézést.
Csökkenti az intézmény papírfelhasználását, postaköltségét.
A kérvények feldolgozási ideje jelentősen csökken.
Biztosítja a kiadott kérvények hosszú távú tárolását, visszakereshetőségét a lehető legolcsóbban.
Kérvény ügyintézők, véleményezők, döntésre kijelölt személyek automatikus üzenetből értesülnek a feldolgozandó kérvényről.
Hallgató a kérvény leadásától a kérvény elbírálásáig nyomon követheti a kérvény feldolgozás folyamatát, leadott kérvényének státuszát.
Hallgatók automatikus üzenetből azonnal értesülnek a kérvények feldolgozás folyamatáról.
 

Unipoll kérdőívkezelő

http://www.unipoll.hu/Content/unipoll_main_logo_215x45_px.png

A korszerű management szerves része az eredmények mérése, a munkatársak véleményének folyamatos monitorozása és ezen adatok értékelése a dinamikus fejlődés és a minőségcélok megtartása érdekében. A 2005-ös felsőoktatási törvény életbe lépése óta a minőségbiztosítási rendszerek kialakítása az intézmények törvényi kötelezettségévé is vált.
A célok, irányvonalak meghatározásakor előzetes felméréshez vagy egy projekt lezárásakor, az utólagos értékeléshez a leginkább bevált módszer a kérdőíveztetés. Kérdőívkészítő rendszerünk segítségével könnyedén elkészítheti saját kérdőíveit oktatók, alkalmazottak, hallgatók részére, gyorsan összesítheti az oktatói munka hallgatói véleményezését vagy akár honlapján is közzéteheti bárki számára.

Neptunt használ? Vegye hozzá igénybe UniPoll szolgáltatásunkat!

A Neptun UniPoll rendszerrel integrált modulja lehetőséget nyújt az oktatói munka hallgatói véleményezésére vagy általános kérdőívek létrehozására a Neptun felhasználói körében, amelyeket a hallgató Neptunba bejelentkezve tölthet ki. Igény esetén a hallgatót minden belépéskor figyelmezteti a program, hogy kitöltendő kérdőíve van, amíg ki nem töltötte a kérdőívet. Ezzel biztosítható a kérdőívek kimagasló arányú kitöltöttsége.

A Neptunban szereplő felhasználói csoportok vagy speciális fejezettípusok segítségével kérdéseinket célirányosan tehetjük fel azoknak a kitöltőknek, akiknek szánjuk. Legyen szó akár egy oktatóról feltett kérdéscsoport fejezeteiről, egy kurzushoz kapcsolódó fejezetről vagy bármilyen más, általános kérdésről, a kérdőívet elég egyetlen egyszer létrehozni és hozzárendelni a kívánt oktatót, kurzust vagy egyedi felhasználói csoportot.
Az UniPoll a Neptun adatbázisát úgy éri el, hogy bármelyik programban (akár a Neptunban, akár az UniPollban) végzett módosítás a másik programban is végbemegy, így nem kell tartanuk az adatok módosulása következtében fellépő anomáliáktól. Minden körülmények között a legfrissebb adatokkal dolgozhatunk.

Offline kitöltés, általános használat

Az UniPoll kérdőívszerkesztő program böngészőprogram segítségével használható. Szerkesztésre azok a munkatársak is jogosultságot kaphatnak, akik nem Neptunos felhasználók. Ők működő internetkapcsolat és böngészőjük segítségével bárhonnan elérhetik a szerkesztőfelületet.
UniFill alkalmazásunk segítségével az UniPoll programban létrehozott kérdőíveinket akár internetkapcsolat nélkül is kitölthetjük. A kitöltött kérdőívek válaszait később visszaolvashatjuk az UniPoll programba.

Értékelés, adatok feldolgozása

Hozzon létre kitöltött kérdőívéből egyedi riportokat! Az egyedi riportok segítségével néhány kattintással kiválaszthatja, hogy mely kérdések válaszait szeretné megtekinteni a kimutatásban. A program ilyenkor automatikusan létrehozza a kérdéstípusnak leginkább megfelelő grafikont és szerepelteti azt a kérdésre adott válaszokkal és a válaszok számával táblázatba foglalva.
Amennyiben nem felel meg a kimutatás, illetve szeretne egyedi grafikont gyártani, erre is lehetősége van. Exportálja az adatokat .xlsx formátumban! A kérdésre adott válaszok oszlopokban jelennek meg, kitöltőnként egy sorban. Az így kinyert adatokkal igényei szerint dolgozhat tovább; készíthet grafikonokat, táblázatokat, de még akár körlevelet is!

Alkalmazottai körében készítene felmérést?

Küldje el alkalmazottainak akár anonim, akár személyes kérdőívét e-mailben! Az értesítő e-mail szövegét, formáját ízlés szerint testre szabhatja, egyszerűen, könnyen kezelhető felületeken megszerkesztheti. Az elküldött levelekben található hivatkozást megnyitva a megkérdezett megadhatja válaszait. Ha a válaszadónak nincs ideje végig kitölteni a kérdőívet, a kitöltést bármikor félbe hagyhatja, és legközelebb onnan folytathatja, ahol abbahagyta.

Anonim szavazást szeretne tartani?

Hallgatói önkormányzati választások? Szenátusi titkos szavazás? Akár otthonról, kényelmesen is leadhatja mindenki a voksát jelöltjére. A részeredmények a szavazás alatt bármikor lekérhetőek, a szavazás lezárultát követően pedig azonnal tudhatjuk a pontos eredményeket.

Alumni irodája készítene felmérést a végzett diákok körében?

Rendeljen hozzá egyszerre akár több ezer kitöltőt kérdőívéhez és kövesse öregdiákjai pályafutását! A kérdőívek e-mailben is kiküldhetőek, alumni honlapokon vagy akár a Facebookon is közzétehetők.

Kérdéstípusok

Több mint 15-féle kérdéstípus közül választhat kérdései megfogalmazásakor. Legyen szó akár egyszerű szöveges válaszról vagy feleletválasztós kérdésről, értékelésről vagy bonyolultabb kérdéstípusokról, biztosra vesszük, hogy megtalálja az Ön számára leginkább megfelelő kérdéstípust.
Úgy érzi, hogy valamit mégis kihagytunk? Írja meg ötleteit és elkészítjük az új kérdéstípust!

Ahogy Ön szeretné!

Stíluslapok definiálásával egyedileg szabhatjuk testre kérdőíveink kinézetét és stílusát. Adjon meg egyedi logót, hátteret és egyedi gombokat, igazítsa kérdőívét az intézményi arculathoz!

Elágazások kezelése

Oldalak és fejezetek használatával meghatározhatunk olyan megjelenítési feltételeket a kérdések egységeihez, amelyek hatékonyabban segítik a célcsoportok szondázását. Egy szolgáltatás minőségének a mérésénél például megtehetjük, hogy csak azokat a felhasználókat kérdezzük meg a szolgáltatás színvonaláról, akik azt válaszolták, hogy igénybe vették a szolgáltatást.

 

TimeR

A felsőoktatási intézményekben növekvő igény mutatkozott az elmúlt években a személyes ügyintézés gyorsítására, a hallgatói sorban állás megszüntetésére.
Mindkét fél közös érdeke, hogy a hallgatók a Tanulmányi Hivatalban ne egy időben jelenjenek meg, ne alakuljanak ki hosszú sorok a terhelt időszakokban, és a Tanulmányi Hivatal munkatársai is tervezni tudják a munkájukat.

A probléma megoldásához egy olyan foglalási rendszer megvalósítására volt szükség, amelynek használatával a hallgató a tanulmányi rendszerből tud jelentkezni az ügyintézési terület és ügyintézés helyének megválasztásával egy szabad időpontra.

Az okmányirodai gyökerekkel rendelkező timeR modult integráltuk a Neptunba, hogy a hallgatók is hozzájuthassanak a várakozásmentes ügyintézés “élményéhez”.

A TimeR modulról röviden:

Több éves szakmai tapasztalattal fejlesztett informatikai megoldás az időgazdálkodásra web böngészőn és Neptun.Net-en keresztül elérhető funkciókkal.
Magas biztonsági szint a hálózati és program kapcsolatok kialakítására.
A korszerű ügyféltéri hardver egységek használata (érintőképernyős terminál, grafikus megjelenítő)
Több telephely és ügyintézési terület kezelése.
Lehetőség van különböző jogosultsági szintek kezelésére.
Feladatok központi menedzselése.
Szabadon szerkeszthető sablonrendszer a különböző funkciók megvalósításához.
A hallgató szempontjai:

A TimeR-en keresztül a hallgató helytől és időtől függetlenül elvégezheti a jelentkezését.
A hallgató láthatja, hogy korábban milyen időpontokra jelentkezett, mely időpontokra vannak előjegyzései, illetve automatikus üzenetet kap, ha valamelyik előjegyzése bármi okból változik.
Az ügyintézést szoros időrendbe kell beilleszteni – az ütközések elkerülhetők.
A TimeR biztosítja a legmegfelelőbb időpont kiválasztását.
Interaktív kommunikáció alakítható ki az ügyintézési hellyel – a pontos ügyintézés biztosítása érdekében.
Az ügyintéző szempontjai:

Az ügyintézők a TimeR kliensen keresztül látják pontosan, hogy ki mikorra jelentkezett be, bármilyen váratlan esemény esetén a jelentkezések időpontja módosítható, törölhető, amiről a jelentkező automatikus értesítést kaphat.
Az ügyintézők napi munkavégzése szervezhetővé válik.
Várhatóan a hallgató a lefoglalt időpontban, felkészülten érkezik az ügyintézésre.
Nem jelent kapacitás kiesést a nem megjelenő hallgató.
Tervezhető az ügyintézési szünet.
A vezető szempontjai:

Online monitorozási lehetőség.
Tetszőlegesen választott adatokból statisztika készítése.
Ügyfélfogadást és időgazdálkodást érintő eseményekről automatikus értesítés küldése.
Megoldási javaslatok feltárása.
Teljesítmény értékelés támogatása.
 

Neptun SMS

A hallgatók tájékoztatásának korszerű, gyors és hatékony formája a Neptun Egységes Tanulmányi Rendszerhez kapcsolódó Neptun SMS szolgáltatás.

A Neptun SMS szolgáltatás lényege, hogy a Neptun rendszerből küldött, vagy a rendszerben generálódó automatikus üzenetek azonnal továbbításra kerülnek a hallgató mobiltelefonjára rövid szöveges üzenet (SMS) formájában, így késedelem nélkül informálódhat a számára fontos eseményekről.

Intézményi és hallgatói SMS megrendelés

A Neptun.Net rendszerben a hallgató maga is előfizethet az SMS szolgáltatásra, de az intézmények is élhetnek a lehetőséggel és beállíthatják, hogy bizonyos, fontos üzenetekről a hallgatónak SMS üzenet továbbítása is történjen.
Az intézményi SMS-sel meghatározott hallgatói csoportra (például bizonyos képzés nappali tagozatos hallgatói) szűrve is beállíthatók bizonyos eseménytípusok (például, hogy ezen feltételnek megfelelő hallgatók kapjanak automatikusan SMS üzenetet vizsga jegybeírásról). A szűrő feltételek figyelmen kívül hagyásával az intézmény minden hallgatójának is egyszerűen küldhető SMS.

Amennyiben a hallgató igényli

A szerződés a hallgató és az SDA Informatika Zrt. között jön létre, valamint a terméktámogatást is cégünk végzi, az intézménynek tehát nem kell foglalkozni az esetleges hallgatói panaszokkal, kérdésekkel. Cégünk – akárcsak a Neptun esetében – az SMS szolgáltatásnál bekért adatok biztonságára is vigyáz, azokhoz illetéktelen személy, vagy program nem férhet hozzá.
A regisztráció ingyenes, a hallgató csomagokban tudja megrendelni a szolgáltatást.

Üzenetek típusok szerint

Az oktatói/adminisztrátori és hallgatói, úgynevezett direkt üzeneteken túl az automatikus rendszerüzenetek segítségével a legfontosabb tanulmányi és pénzügyi műveletekről, változásokról kaphat automatikusan generálódó rendszerüzenetet a felhasználó. A pénzügyi típusra példa lehet egy adminisztrátor által kiírt költségtérítési díj, vagy akár ösztöndíj, a tanulmányi típusú üzenetek pedig olyan fontos eseményekről értesítenek, mint például a jegybeírás, vagy vizsgaidőpont módosítása.

Ezek a tanulmányokkal kapcsolatos rendszerüzenetek a tanév bizonyos periódusaiban – például vizsgaidőszak alatt – kiemelten fontossá válnak a hallgatók számára, ilyenkor megnő a jelentősége annak is, hogy milyen gyorsan informáljuk a felhasználót.

Mi szól a Neptun SMS szolgáltatás mellett?

• Leggyorsabb üzenettovábbítás.
• Az SMS minden mobiltelefon-típussal használható.
• A hallgató kiválaszthatja, hogy milyen üzenetekről kér SMS-t.
• Tömör, gazdaságos forma, hiszen 1 üzenet maximum egy SMS lehet.

 

 

E-learning, a modern oktatási forma

Szabványosítás és a SCORM

A Neptunban a program fejlesztését a kezdetektől úgy végeztük, hogy az elkészülő termék megfeleljen a SCORM szabványban lévő ajánlásoknak. Ennek köszönhetően már 2005. november 15-én megszerezte a SCORM1.2-es szabvány szerinti minősítést.

Alig egy évvel később, 2006. november 16-án az ADL tanúsította, hogy a program a legújabb, SCORM 2004-es szabványnak is megfelel.
Külön büszkeséggel tölt el minket, hogy az általunk gyártott program a világon tízedikként, a kontinentális Európában pedig elsőként szerezte meg mindkét minősítést.

E-Learning tananyagok feltöltése és lejátszása

A tananyagok feltöltése és lejátszása is az online felületen keresztül lehetséges. A tananyag lejátszásához semmilyen külön program beszerzése nem szükséges, csak egy internet kapcsolattal rendelkező számítógép és egy böngészőprogram (pl. Internet Explorer, Firefox).

Tananyagokkal kapcsolatos jogosultságok kezelése

Az elektronikusan elérhető tananyagok esetében kulcskérdés, hogy az egyes tananyagokat mely felhasználók tekinthetik meg és/vagy szerkeszthetik, illetve kik jogosultak a tananyagok feltöltésére. A Scormosított NMS használata esetén a tananyagokat feltöltéskor könnyedén hozzá lehet rendelni az egyes felhasználókhoz, vagy azok tetszőleges csoportjához.

A tanulók tevékenységének naplózása és kimutatások készítése

Az E-Learning tananyagok egyik fontos előnye a hagyományos tananyagokhoz képest, hogy a tanulók tevékenysége a számítógépes rendszer segítségével könnyedén nyomon követhető, a megszerzett tudás azonnal, integrált formában ellenőrizhető és a hallgatók előmeneteléről az oktató automatikusan elkészített jelentéseket kaphat.
Ezek a lehetőségek a rendszerben is rendelkezésre állnak, ennek megfelelően az oktató jelentést kaphat arról, hogy az egyes diákok mennyi időt foglalkoztak a tananyag megtekintésével, a tananyag mely részeit dolgozták fel, illetve milyen eredményeket értek el a különböző, a tananyaghoz kapcsolódó teszteken.

Az E-Learning jellemzői:

A képzések átláthatóbbá, rugalmasabban tervezhetővé válnak.
Egyszerűsíti az oktatók munkáját, mivel az egyszer elkészített kurzusok anyagát már csak aktualizálni kell.
Forradalmasítja a levelező és távoktatást, mivel a korábbinál lényegesen több hallgató minőségi oktatását teszi lehetővé.
A hallgatók számára is rugalmasabbá válik a képzés, mivel az E-Learning tananyagokat bármikor és bárhonnan elérhetik.
Segíti egy modern intézményi image kialakítását, és versenyelőnyt jelenthet más intézményekkel szemben.